plusandplus.ru
О компании
  • О компании
  • Клиенты
  • Отзывы
  • Вакансии
  • Команда
  • Вопрос ответ
Услуги
  • Автоматизация бизнеса
  • Техподдержка 1С
  • Готовые решения
  • Интеграция 1C и Битрикс24
Портфолио
Новости
Вопрос ответ
Контакты
Ещё
    Задать вопрос
    +7 (383) 234-90-96
    Заказать звонок
    info@plusandplus.ru
    Новосибирск, ул. Выставочная 15/2
    • Facebook
    • Instagram
    +7 (383) 234-90-96
    Заказать звонок
    plusandplus.ru
    О компании
    • О компании
    • Клиенты
    • Отзывы
    • Вакансии
    • Команда
    • Вопрос ответ
    Услуги
    • Автоматизация бизнеса
    • Техподдержка 1С
    • Готовые решения
    • Интеграция 1C и Битрикс24
    Портфолио
    Новости
    Вопрос ответ
    Контакты
      plusandplus.ru
      +7 (383) 234-90-96
      Заказать звонок
      plusandplus.ru
      plusandplus.ru
      • О компании
        • Назад
        • О компании
        • О компании
        • Клиенты
        • Отзывы
        • Вакансии
        • Команда
        • Вопрос ответ
      • Услуги
        • Назад
        • Услуги
        • Автоматизация бизнеса
        • Техподдержка 1С
        • Готовые решения
        • Интеграция 1C и Битрикс24
      • Портфолио
      • Новости
      • Вопрос ответ
      • Контакты
      • +7 (383) 234-90-96
      info@plusandplus.ru
      Новосибирск, ул. Выставочная 15/2
      • Facebook
      • Instagram
      • Главная
      • Пресс-центр
      • Статьи
      • Как нарисовать свой бизнес процес

      Как нарисовать свой бизнес процес

      Как нарисовать свой бизнес процес
      12 ноября 2021
      Статьи

      Схема бизнес-процесса: убираем пробуксовки и открываем новые возможности

      • Автоматизация хаоса — еще больший хаос
      • Как действовать: шаг за шагом
      • Правила создания схемы процесса
      • А что в результате: упрощаем до прозрачности

      Автоматизация хаоса — еще больший хаос

      Организация — это система, от точности и слаженности работы которой зависит скорость принятия решений внутри компании, а значит скорость реакции на изменения рынка, запросы клиентов, что, в конечном итоге отражается на прибыльности бизнеса. Столь популярная автоматизация и алгоритмизация процессов работы компании многими воспринимается как панацея от ошибок и провалов. И она на самом деле является таковой, но при соблюдении определенных условий.

      Давайте посмотрим на эти условия. Итак, если в вашей компании ключевые процессы устно или письменно транслируются от руководителей вниз и воспринимаются сотрудниками субъективно, в меру понимания и включенности, то можно часто наблюдать несогласованность действий и нечеткую систему разделения ответственности, когда в процессе участвуют несколько подразделений. Руководителю постоянно приходится «держать руку на пульсе» и участвовать в оперативном управлении, корректируя и уточняя задачи. Здесь рано приступать к автоматизации, поскольку, как показывает наша многолетняя практика, «автоматизация хаоса приводит к еще большему хаосу».

      Поэтому сначала необходимо представить идеальный процесс в голове, перенести его на бумагу — и вот у вас готово техзадание, чтобы переложить процесс в программу — то есть автоматизировать. Хороший путь согласовать работу подразделений и увидеть оптимальную схему процессов — визуализировать их. Так вы получите точную и прозрачную картину прохождения процесса с четко прорисованными зонами ответственности. Схема наглядно покажет всем участникам процесса последовательность действий, зоны ответственности, точки контроля и результат. И вы как руководитель вклад каждой должности в результат.

      Такая схема может стать основой для формирования должностных инструкций и KPI на предприятии.

       

      Как действовать: шаг за шагом

      Для начала выделяем процессы. Здесь уместно вспомнить, что такое бизнес-процесс: это совокупность работ и мероприятий по созданию ценности для потребителя, приводящая к конкретному результату.

      Процессы в компании обычно делятся так:

      • Управленческие — необходимы для функционирования компании (корпоративное и стратегическое управление)
      • Операционные — создают непосредственную ценность для потребителя и формируют доход (продажа, доставка, производство)
      • Поддерживающие — обслуживают организацию (бухгалтерия, техническая поддержка, подбор персонала).

      Выделите и сгруппируйте процессы по создаваемой ценности и результату. Например (здесь и далее смотрим на примере нашей компании):

      Управленческие:

      • Отчет доходов и расходов;
      • Бюджет на следующий месяц.

      Операционные:

      • Продажа проекта;
      • Ведение проекта.

      Поддерживающие:

      • План производства на месяц;
      • Найм новых сотрудников.

      Количество процессов и их названия в каждой компании индивидуальны, в идеале хорошо бы представить все процессы, но лучше начать с самых важных. Обычно это операционные — те, от четкости которых напрямую зависит доход. С них и начните — например, создайте схему заказа: от обращения клиента до сдачи работы (поставки товара/оказания услуги) и получения оплаты.

      Для каждого процесса важно точно определить входящее событие (триггер), которое запускает процесс, и конечный результат. Мы рекомендуем составить таблицу процессов

      Название процесса

      Описание

      Входящее событие

      Результат

      Отчет доходов и расходов

      Отчет доходов и расходов дает представление по структуре доходов/расходов собственнику компании и подается для анализа не позднее 10-го числа каждого месяца

      Начало месяца

      Отчет, направленный руководителю не позднее 10-го числа каждого месяца

      Продажа проекта

      Для каждого нового клиента необходимо заключить договор, обеспечить обучение по процессу работы, определить ключевых участников проекта

      Первичный интерес клиента по проекту

      Клиент, готовый реализовывать свой проект: собраны первичные цели, заключен договор, клиент в Битрикс24 добавлен и обучен, сформирована команда

      Найм новых сотрудников

      При нехватке человеческого ресурса необходимо найти и вывести нового сотрудника

      Нехватка ресурса, заявка на ресурс

      Новый сотрудник выведен на проект

      Не нужно писать заумные слова, используйте обычную терминологию, принятую у вас в компании, формируйте процессы так, как вам удобно и нужно для бизнеса.

      Если вы рисуете все процессы компании, то у вас окончание одного процесса будет началом другого или промежуточным результатом, например, может быть такая цепочка процессов: продажа — производство — отгрузка — закрытие сделки. По такому же принципу вы можете нарисовать и общий процесс, а потом и внутренние подпроцессы (если они сложны).

      Итак, процессы выделены. Встретили затруднения? Звоните — поможем

      Правила создания схемы процесса

      Для начала — немного важной информации. У нас есть процесс, и мы обозначили его суть, точку входа и выхода. Отлично, давайте теперь сформируем систему условных обозначений для визуализации. Вы можете найти в интернете много статей про разные способы визуализации бизнес-процессов, мы предлагаем свой упрощенный способ.

      При описании условных обозначений важно отразить процесс, и мы принимаем, что каждый процесс — это совокупность действий, которые кто-то выполняет, а именно — получает что-то (задание) на входе, затем, руководствуясь чем-то (регламент, инструкция, база данных) производит действия, приводящие к какому-то результату (проект, сделка).

      Проведем декомпозицию процесса и разобьем его на логичные блоки. Исходя из этой формулировки, вы принимаете набор условных обозначений, например:

      Кто выполняет действие — это круг

      1.png
      внутри которого мы фиксируем должность или функцию. Для удобства все должности или функции описываем отдельно и в круге пишем сокращение, например Менеджер — М, Сотрудник склада — СК. В фигуре фиксируется ответ на вопрос «Кто?»
      Что за действие выполняется — это прямоугольник или прямоугольник со скругленными краями
      2.png
      В фигуре мы фиксируем ответ на вопрос «Что делает?»
      Мы определились, что для действия есть вход и выход, так как выход одного действия — это вход другого действия и по типу они различаются, мы используем несколько разных обозначений (вы можете использовать свои обозначения).
      3.png
      Если в результате действия у нас появляется документ с каким-то набором характеристик или состояний. Так как мы рассматриваем моделирование для информационной системы, очень важно фиксировать именно документ, его название и набор параметров. 
      4.png
      Когда мы отправляем уведомление, например смс/письмо. В блоке всегда содержится ответ на вопрос «Что получилось на выходе»

      Ну и действие принимается на основании чего-то, мы разделяем два обозначения:

      5.png

      когда решение принимается на основании данных программы, 

      6.png

      для принятых в компании правил/руководств/регламентов, описанных явно или устных договоренностях. Текст в блоке всегда отвечает на вопрос «На основании чего принимается решение»

      В процессе часто возникают разветвления, например, клиент на входе может быть физическим или юридическим лицом, это разные типы клиентов и со стороны компании для них предназначены разные наборы действий.

      В этом случае мы используем

       7.png

      где фиксируем ответ на вопрос «Какой параметр нужно оценить, чтобы принять решение»

      Как соединять блоки между собой? При помощи стрелочек, указывающих направление движения по процессу и точки «подключения» тех или иных блоков.

      Например:

      8.png

      Обратите внимание, что для каждого действия должен быть набор блоков «Что на входе», «Кто делает», «Чем руководствуется», «Что делает» и «Что на выходе». Действия не могут следовать одно за другим встык, между ними обязательно должен фиксироваться промежуточный результат.

      Если вы создаете схему для автоматизации — помните одно правило: любая информационная система — это отражение объектов и действий реального мира, поэтому не нужно при формировании блоков изобретать новые термины или притягивать функции текущей программы, используете простые и понятные определения и описания.

      Например, когда менеджер зафиксировал потребность клиента в документе, результатом будет «предварительная потребность», не нужно писать «заказ покупателя» только потому, что это так называется в действующей программе; если менеджер передал заявку снабжению, результатом будет «заявка снабжению», а не «заказ покупателя в статусе обеспечение». Отразите в схеме процесса вашу реальную жизнь, а не компромисс с программой.

      Тогда при моделировании автоматизации у внедренца будет больше «пищи для ума» и большая вариантность мышления.

      Схема создана — прочитайте ее «свежим» взглядом. Представьте, что это инструкцию для новичка, который не знаком с вашим процессом или бизнесом. Или что вы рассказывает о процессе маме/бабушке, которая далека от бизнеса, она задает вопросы и уточняет, ей надо будет по этой лекции сдать экзамен. Еще вариант — представьте, что это инструкция для коллеги-саботажника, который воспользуется малейшей возможностью интерпретировать схему в свою пользу, а ваша задача — не допустить этого.

      Хорошо работает прием отложить схему до завтра, с утра еще раз просмотреть весь процесс и уже тогда демонстрировать и обсуждать его с участниками.

       

      А что в результате: упрощаем до прозрачности

      Что вы получаете, создав схему процесса? У каждого «действия» — только одна «должность» и конкретный «результат». Если это не так — дорабатывайте. Проверьте, что результата на входе достаточно, чтобы выполнить действие.

      Соберите все действия и результаты в список, и вы получите формализованную часть должностной инструкции, точно отражающую, кто что делает, за что отвечает и чем руководствуются, то есть вы видите четкие границы и зоны ответственности

      Уберите неопределенность действий. Чаще всего сотрудник делает что-то «не так» не из вредности, а потому, что есть некоторое состояние неопределённости. Взгляните на каждое действие и на «регламент», проверьте, насколько точно они присутствуют в компании и насколько полно описывают ход выполнения того или иного действия.

      Уберите неопределённость процесса. Пока вы рисовали схему, вы точно описываете детали процесса и сразу наглядно видите, насколько процесс формализован. Убирайте части, где «Менеджер отдал Бухгалтеру, который отдал Менеджеру, который отдал Бухгалтеру, который отдал Кладовщику».

      Эффективный процесс должен быть простым и исключать возвраты на предыдущие этапы. Если это пока не так — ищите точки оптимизации, декомпозируйте сложное на простое.

      Итак, смотрите, думайте, упрощайте. Придя к точной и прозрачной схеме, вы удивитесь, КАК устроено сейчас, увидите, где процесс буксует, и наверняка найдете несколько точек роста и новых возможностей.

      Начали выстраивать схему процесса и столкнулись с трудностями? Обращайтесь — посмотрим вместе.



      Начните услугу с БЕСПЛАТНОЙ КОНСУЛЬТАЦИИ по автоматизации бизнеса и техподдержке 1С
      Заказать услугу

      Нужна консультация?

      Наши специалисты ответят на любой интересующий вопрос

      Задать вопрос
      Поделиться
      Назад к списку
      Услуги
      Автоматизация бизнеса
      Техподдержка 1С
      Готовые решения
      Интеграция 1C и Битрикс24
      Проекты
      Компания
      О компании
      Клиенты
      Отзывы
      Вакансии
      Команда
      Вопрос ответ
      Контакты
      Пресс-центр
      +7 (383) 234-90-96
      Заказать звонок
      info@plusandplus.ru
      Новосибирск, ул. Выставочная 15/2
      • Facebook
      • Instagram
      Политика конфиденциальности
      © 2023 Все права защищены.
      Заказать звонок
      Написать сообщение
      Оставить отзыв
      Ближайший офис