Доходы и расходы: учитываем правильно

• Что такое на самом деле расходы и приходы
• Зачем выделять направления деятельности
• Как заработать на амбициях

Расходы и доходы — внесем ясность

Учитывать затраты и считать доходность требуется не только большим компаниям. Более того, по нашим оценкам, небольшие фирмы и бизнесы на старте даже сильнее нуждаются в ясной картине финансового баланса.

При работе в 1С, которая отслеживает движение денежных потоков, важно продуманно подойти к заполнению граф затрат и доходов, сделать еще один шаг – внести то, что не хватает и так, чтобы это соответствовало определенной структуре, тогда в одной финальной таблице по итогам месяца вы получите достоверную картину для анализа.

Что значит — продуманно подойти к заполнению граф расходов и приходов? Прежде всего нужно четко понять, как реально выглядят затраты и доходы.

Очень распространенная ошибка — анализ доходности по денежным приходам и расходам. Это в корне неверно. Например, зарплата сотрудникам за февраль выплачена в марте. С точки зрения кассы, это затрата марта, но фактически — это расходы февраля, значит, и учтены они должны быть в феврале.

Другой пример — вы купили товар для перепродажи и занесли сумму в затраты. Но с точки зрения функционирования бизнеса — это те же деньги, только не в сейфе или на счету, а в виде товара.

Теперь посмотрим, что же такое на самом деле доход. Например, аванс от покупателя на вашем счету — это еще не доход, а обязательство перед клиентом. Он превратиться в доход только тогда, когда вы продадите товар/окажете услугу и получите от клиента полный расчет.

Итак, учитываем не движение денег, а расходы и доходы, грамотно распределяя их по месяцам.

Как сделать, чтобы отчет отражал реальную картину доходно-расходного баланса именно за тот период, по которому составлен? Мы рекомендуем формировать отчет к 10—15 числу месяца, следующего за отчетным, так вы успеете ввести в программу все данные и выйти на финальный результат. Отчет — важная точка контроля владельцем бизнеса актуальной ситуации. Он показывает, насколько ваша «картинка в голове» совпадает с реальным положением дел в бизнесе. Если картинка и отчет сильно отличаются — пора искать причину

Вы еще не формируете отчет ежемесячно? Поможем сделать это просто.

Направления деятельности

Выделите направления деятельности, если в вашей компании таковые имеются. Направления деятельности — это группы товаров/услуг, которые создают для рынка отдельную ценность, например: вы продаете оборудование и у вас есть сервис, вы делаете сайты, продаете хостинг и поддержку, вы производите пищевую продукцию и продаете ее оптом и розницу.

Представьте, что каждое направление — отдельная компания со своими целями. Мысленно поставьте себя на место руководителя каждого направления и включите амбиции — как бы вы развивали этот бизнес, будь он самостоятельной компанией. Затем займите позицию управляющего холдингом всех этих компаний — поймите, как вы видите соотношение направлений-доноров и направлений-реципиентов внутри большой компании.

Зачем вычленять направления деятельности? Каждое из них создает в чем-то уникальную, отличную от других ценность и имеет собственные доходную и расходную части. Необходимо точно видеть эту картину, чтобы понимать, кто окупает себя самостоятельно и выходит в прибыль, куда следует вложиться для развития, где устойчивые убытки и почему, какое направление вообще пора закрыть или перепрофилировать.

Иногда анализ показывает отрицательную доходность, например, вы продаете оборудование с прибылью в 50%, а потом полгода бесплатно обслуживаете его, «съедая» таким образом всю прибыль. Здесь явно пора менять парадигму: определите, что входит в цену оборудования при продаже — только стоимость оборудования или стоимость плюс оплата услуг сервиса. Если вы выбрали второй вариант, то включаются расчеты между подразделениями внутри компании и картина становится яснее. Так, направление продаж покупает сервис, а направление сервиса эту услугу продает.

Определив прайс по сервису, вы, возможно, увидите, что доходность по продажам 30%, а доходность сервиса 80%.

И что же дальше. Вот тут начинается самое интересное: вы нашли новую «жилу» доходов. Включайте амбиции, признайте, что у вас крутой сервис и начинайте продавать его не только внутри компании, но и на внешний рынок. Теперь вы обслуживаете и то оборудование, которое куплено не в вашей компании. Таким образом, вы находитесь в постоянном контакте с потенциальными клиентами и контролируете момент возникновения потребности в новом оборудовании, формируя потенциальную продажу для отдела продаж (при этом возможно еще и за менеджерский процент). Круто? Вот зачем стоит вычленять направления деятельности — это много дополнительных возможностей на рынке.

Испытываете затруднения с выделением направлений? Звоните или пишите нам.

Доход/расход по направлениям

В каждом направлении есть точка дохода и точка расхода. Точка дохода — это продажа товара/услуги. Подчеркнем еще раз — не получение денег от клиента, а именно продажа.

Структура расходов в каждой компании и на каждом направлении своя, здесь нет единой схемы.

На что следует обратить внимание? Есть прямые расходы — это затраты, которые вы понесли для создания дохода (для проданных товаров это их цена, для услуг — стоимость работ) и дополнительные (аренда, телефония и т.д.).

Таким образом, выявив доходы и расходы, получите структуру для каждого направления:

• Продажи. Сумма дохода по направлению
• Себестоимость. Сумма прямых расходов
• Другие расходы:
  - Аренда
  - Телефония
  - И т.д.

Здесь тоже важно помнить, что расход — это фактические понесенные затраты, то есть полученные уже вами товары или услуги. Внесли предоплату за телефонную связь 10000 — это не расход, это аванс компании связи. А вот когда по итогу месяца с вас списали 8000 — это расход. При этом остались 2000 — это ваши деньги, которые находятся в другом состоянии.

Итого вы должны получить таблицу по каждому направлению, например:

Доходы/расходы по продажам оборудования за февраль 2021

Сложно учесть расходы именно отдельного направления? Просто позвоните или напишите нам.

Итого отчет по компании

Скорее всего, у вас есть расходы и доходы, которые являются общими, например, реклама и маркетинг, бухгалтерия, оплата налогов, выплаты банку за ведение счета. По возможности сократите количество таких статей, оставшееся объедините в направление «Общее», для него составьте отдельную таблицу со своей структурой доходов/расходов.

Итак, смотрим отчет по всей компании:

Доходы/расходы за февраль 2021

Теперь вы видите доход за месяц, а также понимаете, что доходность сервиса выше доходности продаж, знаете объем общих расходов и можете заняться детальным анализом с последующей оптимизацией.

Если у вас действующий бизнес, даже совсем молодой, вы наверняка уже ведете как минимум учет движения приходов-расходов. Теперь для получения более полной и ясной картины доходности необходимо внимательно посмотреть, что, как и когда вы считаете в доходной и расходной частях.

Остались вопросы? Начали систематизировать и встретились со сложностями? Звоните или пишите нам.